Workflow automation คือการนำเอา ซอฟต์แวร์ หรือ เทคโนโลยี มาประยุกต์ใช้เพื่อจัดการและดำเนินงานที่เป็นขั้นตอนซ้ำ ๆ (Repetitive tasks) หรือกระบวนการที่ซับซ้อนตามกฎเกณฑ์ (Rule-based) ภายในองค์กรให้ทำงานได้ โดยอัตโนมัติ แทนการใช้แรงงานมนุษย์

ในเชิงปฏิบัติ: ระบบจะทำงานตามลำดับขั้นตอนที่เรากำหนดไว้ล่วงหน้า โดยเริ่มจาก "ตัวกระตุ้น" (Trigger) เช่น การได้รับอีเมล การกรอกแบบฟอร์ม หรือการบันทึกข้อมูลใหม่ จากนั้นระบบจะดำเนินการต่อ เช่น ส่งต่อเอกสารไปอนุมัติ สร้างรายการในตารางข้อมูล หรือแจ้งเตือนไปยังแผนกที่เกี่ยวข้องโดยทันที

วัตถุประสงค์หลักคืออะไร? (What is the main goal?)

เป้าหมายสำคัญของการทำ Workflow automation คือ:

1. เพิ่มประสิทธิภาพและความรวดเร็ว: ลดเวลาที่ใช้ไปกับงานที่ต้องทำด้วยมือ (Manual work)
2. ลดข้อผิดพลาด: ขจัดความผิดพลาดที่เกิดจากมนุษย์ (Human error) และเพิ่มความแม่นยำ
3. ลดต้นทุน: ลดภาระงานของพนักงานและเพิ่มผลผลิตโดยรวมขององค์กร

กล่าวโดยสรุปคือ เป็นการใช้เทคโนโลยีมาทำให้ งานไหลลื่น ไม่ตกหล่น และโปร่งใสตรวจสอบได้ นั่นเองครับ

‍